قوانین بنیادین کوچینگ 

کوچینگ بر محرمانه بودن و اعتماد متقابل مبتنی است 

کوچینگ تنها در صورتی می‌تواند موفقیت‌آمیز باشد، که کوچی بتواند همه جنبه‌های یک موضوع یا چالش را با کوچ خود در میان بگذارد. شاید لازم باشد کوچ به مشکلات شخصی یا اطلاعات خصوصی فرد که حتماً باید محرمانه بمانند گوش دهد. البته واضح است که اگر اطلاعات محرمانه باقی نمانند، این امر ممکن است است منجر به مشکلات قانونی یا اقداماتی شود که برای تیم، خود فرد کوچی یا برای سازمان مضر هستند یا امنیت یا سلامت دیگران را در معرض خطر قرار می‌دهند.

راه حل مشکلات یک کوچی، تنها در دست خود اوست 

شاید به نظر نامعقول برسد، اما این بدان معناست که اغلب خود کوچی از پس‌زمینه یک مشکل از سویی، و گزینه‌های در دسترس برای حل آن مشکل از سوی دیگر آگاه است. 

وظیفه کوچ این است که پرسش‌های درست بپرسد تا به کوچی کمک کند که خودش به نتیجه برسد و همان‌طور که پیشتر گفتیم، این روشی بسیار قدرتمند برای کمک به افراد است تا بتوانند خود را تغییر دهند.

البته کوچ می‌تواند توصیه‌ها و اطلاعات مفیدی ارائه دهد، اما بهترین پاسخ‌ها را همیشه خود کوچی می‌دهد.

نکته 

در اینجا تفاوتی وجود دارد بین سبک کوچینگ که توسط کوچ‌های حرفه‌ای ارائه می‌شود، یعنی کسانی که در مورد فرایند‌های کار روزانه در سازمان اطلاعی ندارند، و فرآیند کوچینگی که توسط یک مدیر درون سازمان که از همه چیز آگاه است، هدایت می‌شود. 

به‌عنوان یک مدیر شما احتمالاً دانش و تجربه مفیدی دارید. از سوی دیگر شما مسئول هستید که به افراد خود کمک کنید تا برای پرسش‌هایی که مطرح می‌کنند، پاسخ درست را پیدا کند. با اینکه وجود چنین فردی در سازمان بسیار مغتنم است، اما لازم است به‌عنوان یک مدیر-کوچ حساس و فروتن باشید. ممکن است هنگام کمک کردن به افراد، موقعیت از چیزی که در آغاز فکر می‌کنید پیچیده‌تر باشد.

هیچ قضاوت یا دستور جلسه ثابتی وجود ندارد، بلکه برای هر جلسه یک هدف مورد توافق وجود دارد 

برای اینکه یک جلسه کوچینگ موفقیت‌آمیز باشد، باید گفتگوهای آزادانه و مفصلی انجام شوند. روند جلسه باید آزادانه و بدون ترس از قضاوت پیش برود و نباید هیچ الگوی خاصی داشته باشد. 

در عین حال، گفتگوهای کوچینگ باید متمرکز باشند تا بتوانند اثر مفید بگذارند. کوچی باید ایده کلی یا اهداف مشخصی برای روند کوچینگ در ذهن داشته باشد، هم در هر یک از جلسات کوچینگ، و هم در کلیت. 

سپس کوچ به کوچی کمک می‌کند تا از طریق هر مسیری که به نظر مناسب می‌رسد به مقصود خود دست پیدا کند. کوچ لازم است در جریان جلسه، از کوچی در مورد مسیری که طی می‌شود نظرخواهی کند تا مشخص شود که آیا آنها در مسیر درستی قرار دارند یا خیر.

فراینده کوچینگ در مورد همه جنبه‌های یک انسان است 

اگرچه یک جلسه کوچینگ اغلب بر یک موضوع خاص متمرکز است، کوچ‌ها باید به خاطر داشته باشند که آنها در حین گفتگو، با تمام جنبه‌های فردی درگیر هستند که تجارب، احساسات و الگوی رفتاری خاصی دارد. 

کوچینگ در محل کار احتمالاً بیشتر بر موضوعات محل کار متمرکز است. اما کوچ باید تشخیص دهد که سایر عوامل و مشکلات نیز ممکن است در جریان گفتگو خود را نشان دهند.

کوچ و کوچی همکاران هم‌سطحی هستند 

بهترین گفتگوهای کوچینگ هنگامی برقرار می‌شوند که کوچ و کوچی همکاران همسطح و برابری باشند، صرف‌نظر از اینکه رابطه آنها با یکدیگر چیست و سلسله مراتبی که در محل کار وجود دارند چه هستند. 

کوچی مشکلاتی واقعی را مطرح می‌کند و کوچ از مهارت‌های خود استفاده می‌کند تا به او کمک کند با مشکلات مواجه شود.

فرایند کوچینگ ناظر به آینده و اقدامات بعدی است 

کوچی‌ها اغلب به دنبال ایجاد تغییراتی در کارایی، مسیر شغلی یا مسیر زندگی خود هستند. برای تعیین مسیر درست احتمالاً لازم است که کوچی به تجربه‌ها و تصمیمات گذشته خود بیندیشد. اما مثبت‌ترین تجربیات کوچینگ، جلساتی هستند که نتیجه آنها این است که کوچی می‌فهمد قدم‌های بعدی چه هستند و چه اقداماتی باید انجام دهد.

نکته 

جلسات کوچینگ در حالت مطلوب بین یک تا دو ساعت طول می‌کشند. اگر جلسه کمتر از یک ساعت طول بکشد، احتمالاً موضوع یا موضوعات مورد نظر به اندازه کافی و با جزئیات کافی مورد بررسی قرار نگرفته‌اند. 

اگر یک جلسه کوچینگ بیشتر از دو ساعت طول بکشد، هم کوچ و هم کوچی تمرکز و دقت خود را از دست خواهند داد.

رویکرد‌های کلیدی مورد استفاده در کوچینگ 

اینها رویکردهای مفیدی هستند که می‌توانید در جلسات کوچینگ از آنها استفاده کنید:

پرسشگری ساختارمند 

بیشتر فرایندهای کوچینگ از طریق پرسیدن پرسش‌های درست، یعنی پرسش‌هایی که کوچی باید از خودش بپرسد، با موفقیت به سرانجام می‌رسند. شما با تمرین و تجربه می‌توانید کم‌کم دریابید که پرسش‌های درست چه هستند. اما به‌عنوان یک قاعده ساده برای درک پرسش درست، این را به یاد داشته باشید که باید با پرسش‌هایی باز و کلی شروع کنید و سپس پرسش‌های خاص‌تری مطرح کنید. وقتی کوچی مسئله یا نگرانی خود را مطرح کرد، می‌توانید پرسش‌های دقیق‌تری مطرح کنید.

شنیدن فعال 

فعالانه گوش بدهید تا بتوانید به تمام جزئیات چیزی که کوچی می‌گوید، توجه کنید. همچنین باید دقت کنید که کوچی به چه شیوه‌ای حرف خود را می‌زند. این امر، کلید درک موضع کوچی در عمیق‌ترین سطح ممکن است. 

آیا کوچی هنگامی که صحبت می‌کند، احساسات بسیاری با حرف‌های او همراه است؟ اگر چنین است، این احساسات کدام‌اند؟ اشتیاق، ترس، هیجان، وحشت، خشم یا لذت؟ 

زبان بدن کوچی چگونه است و چه نسبتی با سخنانی که می‌گوید دارد؟ ما اغلب سعی می‌کنیم کلمات را بدون هیچ حس خاصی بیان کنیم، اما معنای نهفته در لایه‌های زیرین هر حرفی، می‌تواند اطلاعات زیادی در مورد احساسات و باورهای ما انتقال دهد. 

مثلاً عباراتی که با «من باید …» یا «لازم است …» شروع می‌شوند، بسیار متفاوت هستند با عبارات این‌چنینی که «من فلان کار را حتماً انجام خواهم داد.»

خلاصه کردن و تکرار 

در جریان یک جلسه کوچینگ، وقتی بخشی از صحبت‌های کوچی تمام می‌شود، آنها را خلاصه کنید. این کار به کوچی کمک می‌کند به آرامش برسد و بتواند ادامه بدهد، زیرا می‌داند شما به حرف‌های او علاقه نشان می‌دهید و می‌توانید تصویر کلی را ببینید. 

همچنین لازم است گه‌گاه صحبت‌های کوچی را تکرار کنید، به‌ویژه وقتی این کار کمک می‌کند به او نشان دهید که رفتارها یا ابراز نظرهای او از سوی دیگران چگونه دیده می‌شوند.

با کوچی به توافق برسید 

در جریان یک جلسه کوچینگ، بسیار مفید خواهد بود که با کوچی به این توافق مشترک برسید که آیا جلسه برای او نیز خوب پیش می‌رود و به موضوعات مورد نظر او پرداخته می‌شود یا خیر. بهتر است کوچ تمریناتی به کوچی بدهد تا در خانه انجام دهد. 

این بدان معنا نیست که کوچک باید نقش معلم را بر عهده بگیرد، بلکه تنها به این معناست که هر دو کوچ و کوچی توافق دارند که در زمان بین دو جلسه کوچینگ، تفکر ساختارمند می‌تواند ارزشمند باشد.

مثال‌هایی از پرسش‌های کوچینگ 

یکی از اعضای تیم از شما خواسته است که به او کمک کنید تا بتواند مهارت مدیریت زمان را در خود تقویت کند. شما یک جلسه کوچینگ با او برگزار می‌کنید و این پرسش‌ها را می‌پرسید: 

    مشکل اصلی تو در استفاده از زمان چیست؟

    چه چیزی باعث می‌شود در زمان مقرر نتوانی محل کار را ترک کنی؟

    آیا فکر می‌کنی می‌توانی با مشکل خود مواجه شوی و آن را برطرف کنی؟

    چه چیزی مانع از این می‌شود که تو یک ساعت زودتر از خواب بیدار شوی و کار الف را انجام دهی؟

    در خانه چه حمایتی از تو می‌شود تا بتوانی کار ب را انجام دهی؟

    برای انجام کار ب چه حمایت‌های بیشتری در خانه نیاز داری؟

    برای اینکه در محل کار، وظایف عادی خود را انجام دهی به چه کمکی نیاز داری؟

    در مورد اینکه کارهای مربوط به شغل و کارهای خانه خود را به دیگران محول کنی، چه احساسی داری؟

    اولویت اصلی تو برای اینکه وقت خود را بگذرانی چیست؟

    چگونه با حواس‌پرتی مقابله می‌کنی؟ 

اینها پرسش‌های ساده و کلی هستند، اما پاسخ به این پرسش‌ها و پرسش‌های مشابه اغلب نشان می‌دهد که مشکل اصلی در پس پشت مشکل مدیریت زمان چیست، که ممکن است هیچ ربطی به مدیریت زمان نداشته باشد، بلکه مثلاً مربوط به شیوه احساس فرد باشد. 

اگر شما با مدیریت زمان مشکل دارید، سعی کنید برخی از پرسش‌های بالا را پاسخ دهید. می‌توانید کار الف را با فعالیتی که فکر می‌کنید می‌خواهید انجام دهید، اما هیچ وقت برای انجام آن زمان ندارید جایگزین کنید. یا می‌توانید کار ب را با فعالیتی خانگی و خانوادگی که همیشه باید خودتان انجام دهید، جایگزین کنید. 

کوچ‌های بیرون سازمانی اغلب باید با تغییرات اساسی زندگی و ملاحظات گسترده شغلی در یک کوچی مواجه شوند. اما وقتی مدیران به‌‌عنوان یک کوچ نقش ایفا می‌کنند، در مورد اینکه باید در چنین موضوعاتی کوچی را در جریان کوچینگ هدایت کند یا نه، تصمیم بگیرند و این تصمیم بسته به آن است که آیا این مشکلات، باعث تضاد منافع احتمالی بین نقش سازمانی مرسوم مدیر و نقش کوچینگ وی می‌شود یا خیر.

نکات کلیدی

از رویکردها و همچنین از ابزارهای مربوطه کوچینگ استفاده کنید تا بتوانید جلسات کوچینگ را به بهترین شکل تنظیم کنید. همیشه به یاد داشته باشید که در هر جلسه باید علایق کوچی را در رأس توجه خود قرار دهید. 

سعی کنید به کوچی اجازه دهید خودش از طریق پرسیدن پرسش‌های کلی و پاسخ دادن به آنها به نتیجه برسد، به‌جای اینکه مستقیماً پاسخ را به او بگویید.